Jak dzięki automatyzacji odzyskaliśmy 150h dla zespołu sprzedażowego

Klient 

Nasz klient to średniej wielkości software house z Polski, specjalizujący się w tworzeniu dedykowanego oprogramowania dla klientów B2B. Firma posiada 5-osobowy zespół sprzedażowy, którego kluczowym kanałem pozyskiwania klientów są targi branżowe, konferencje i meetupy technologiczne.

Wyzwanie

Dla wielu firm udział w eventach branżowych to kluczowy element strategii sprzedażowej. Handlowcy rozmawiają z potencjalnymi klientami, zbierają wizytówki i budują relacje. Problem pojawia się jednak po wydarzeniu:

• dane z wizytówek muszą zostać ręcznie przepisane do CRM-a,
• trudno jest przypomnieć sobie kontekst każdej rozmowy,
• follow-upy są często opóźnione lub pomijane,
• brakuje jednego, uporządkowanego systemu działania,
• handlowcy po wielu godzinach rozmów nie mają już zasobów mentalnych na żmudną pracę administracyjną.

W efekcie potencjalne szanse sprzedażowe przepadają, a cały wysiłek włożony w uczestnictwo w evencie jest częściowo zmarnowany. Klient chciał stworzyć prosty system, który pozwoli zespołowi sprzedawców szybko i intuicyjnie zamieniać rozmowy z eventów w realne leady w pipeline’ie.

Rozwiązanie

Nasza hipoteza: wizytówka jako punkt zapalny procesu sprzedaży

Zauważyliśmy, że fizyczna wizytówka, choć z pozoru przestarzała może stać się triggerem do pełnego, zautomatyzowanego procesu sprzedażowego. Klucz leży nie w samej wizytówce, ale w chwili jej otrzymania. To moment, w którym handlowiec ma największą świeżość pamięci, energię i kontekst. Jeśli ten moment uchwycimy i zautomatyzujemy wszystko, co następuje potem, możemy nie tylko odciążyć zespół, ale też zwiększyć skuteczność follow-upów.

Stworzyliśmy autorski system automatyzacji z wykorzystaniem Clay.com, który eliminuje powyższe problemy. Działa on w 5 prostych krokach:

Trigger: Zrobienie zdjęcia wizytówki od razu po rozmowie

Zamiast skomplikowanych aplikacji wystarczy zrobić zdjęcie wizytówki i wrzucić je na dedykowany kanał Discorda. Kanał ten jest zintegrowany z narzędziem do analizy danych, które wychwytuje każde nowe zdjęcie i uruchamia całą sekwencję automatyzacji. Dzięki temu handlowiec nie musi otwierać dodatkowych aplikacji ani logować się do systemów, ponieważ cały proces dzieje się w tle, w środowisku komunikacyjnym, z którego i tak korzysta na co dzień.

AI OCR: Automatyczne odczytanie danych kontaktowych

System rozpoznaje dane z wizytówki (imię, nazwisko, firma, telefon, e-mail) przy pomocy technologii OCR (Optical Character Recognition), czyli automatycznego rozpoznawania tekstu z obrazu. Kluczowe w tym etapie jest wykorzystanie AI Image Analysis: sztuczna inteligencja nie tylko odczytuje tekst, ale robi to kontekstowo, z wysoką dokładnością, nawet jeśli zdjęcie jest niedoświetlone lub lekko przekrzywione.

Do tego celu użyliśmy Open AI Image Recognition połączonego z Clay, czyli narzędzia no-code, które pozwala błyskawicznie budować zautomatyzowane procesy sprzedażowe i wzbogacać dane leadowe na podstawie różnych źródeł (np. LinkedIn, firmowe bazy danych). W zależności od preferencji klienta, ten krok może być też zrealizowany w Make lub Zapier. Clay jednak pozwala dodatkowo zintegrować rozpoznane dane ze 130+ innymi źródłami danych oraz daje możliwość automatycznej segmentacji, scoringu i priorytetyzacji leadów, co znacząco zwiększa możliwości dalszej analizy danych i maksymalizację potencjału sprzedażowego.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Clay’u? Przeczytaj ten artykuł.

Enrichment i kontekst: Dodanie notatek i wzbogacenie danych

Handlowiec może dodać krótką notatkę w formie komentarza do załączonego zdjęcia (np. "rozmowa o wdrożeniu systemu AI w retailu"). Następnie system automatycznie uzupełnia dane pobrane ze zdjęcia  o kontekst: branżę firmy, rozmiar, insighty wszystko po to, by zwiększyć szansę na skuteczny follow-up. Co istotne, wszystko to można wykonać z poziomu telefonu, dosłownie w kilka sekund po rozmowie. Dzięki temu zachowujemy świeżość kontekstu i minimalizujemy ryzyko utraty wartościowej informacji. Jedynym wymogiem jest posiadanie katora organizacyjnego, który na telefonie czyni ten proces wyjątkowo prostym, intuicyjnym i dostępnym dla każdego handlowca.

CRM update: Lead trafia do systemu

Dane kontaktowe, firma, notatka i status trafiają automatycznie do CRM-u klienta takiego jak HubSpot, PipeDrive lub do Airtable, jeśli CRM nie jest używany. Lead ma przypisane odpowiednie pole statusowe (np. "Nowy lead z eventu") i zostaje powiązany z konkretnym handlowcem. Dla zespołu sprzedażowego oznacza to porządek, spójność danych i pełen kontekst rozmowy dostępny od razu po wydarzeniu. Eliminujemy ryzyko duplikatów, błędów ręcznego przepisywania oraz zapewniamy szybki start procesu sprzedażowego wszystko bezpośrednio z poziomu istniejącego ekosystemu CRM firmy.

Follow - up: Sekwencja lub wiadomość

System przygotowuje komunikację follow-upową np. draft wiadomości na LinkedIn lub e-maila, którą można od razu wysłać albo zautomatyzować w sekwencji. Follow-up po evencie to jeden z najważniejszych momentów w procesie sprzedaży to właśnie wtedy lead jest jeszcze świeży, a kontakt realnie zainteresowany rozmową. Dzięki naszemu rozwiązaniu handlowiec otrzymuje gotowy szkic wiadomości z pełnym kontekstem rozmowy, który może jedynie dostosować do stylu komunikacji lub konkretnych potrzeb klienta. Większość pracy wykonuje za niego automatyzacja, dzięki czemu oszczędza czas i działa szybciej niż konkurencja.

‍

Chcesz wdrożyć takie rozwiązanie w swoim zespole? Zobacz nasze opracowanie!

Obliczenia opierają się na 6-osobowym zespole sprzedażowym, który uczestniczy w 6 eventach rocznie, generując łącznie około 720 leadów (średnio 20 na wydarzenie).

Przy ręcznym podejściu zespół traci ponad 150 godzin na powtarzalne zadania administracyjne: wpisywanie danych, odtwarzanie kontekstu rozmów i tworzenie follow-upów.

Dzięki automatyzacji odzyskują niemal 4 pełne tygodnie pracy, które mogą poświęcić na budowanie relacji i finalizowanie sprzedaży.