Wiadomości wpadają do SPAMU? 10 zasad, jak poprawić e-mail deliverability [wskazówki]

Masz świetną ofertę i dobrze napisany mail, ale zero odpowiedzi? Może wcale nie dotarł do odbiorcy. Zanim uznasz, że cold mailing nie działa – sprawdź, czy nie zatrzymał go filtr SPAM-u.

W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

• Dlaczego Twoje maile lądują w spamie, mimo że wszystko wygląda OK?
• Co sprawdza algorytm, zanim zdecyduje, czy dostarczyć Twoją wiadomość?
• Jak zwiększyć szansę, że cold mail dotrze i zostanie otwarty?

Zanim wyślesz pierwszego maila: rozgrzej domenę i skrzynkę

Nie, to nie żart. Wysyłanie wiadomości ze świeżo założonej domeny to jak rzucanie się na głęboką wodę bez nauki pływania.

Co to znaczy „rozgrzać domenę”?

• wysyłanie najpierw maili do znajomych/kont, które na pewno otworzą wiadomość i odpowiedzą (nawet testowo),
• rozłożenie wysyłki na tygodnie, a nie jeden dzień (np. 20 maili dziennie przez pierwszy tydzień),
• unikanie masowej wysyłki do zimnych kontaktów w pierwszych 2–3 tygodniach,
• podpięcie domeny pod profesjonalną skrzynkę (np. Google Workspace lub Outlook),
• konfigurację SPF, DKIM, DMARC – trzy magiczne skróty, które decydują o tym, czy Twoje maile są "zaufane".

WSKAZÓWKA: Skorzystaj z narzędzi jak MailTester, Warmup Inbox, Instantly Inbox Placement lub MXToolbox które pomogą Ci ocenić jakość i dostarczalność wiadomości z Twojej skrzynki przed kampanią oraz zautomatyzują proces rozgrzewania skrzynki i domeny.

Jak rozgrzewać skrzynkę?

Proces rozgrzewania skrzynki realizuje się automatycznie, wykorzystując do tego specjalistyczne narzędzie np. Warmup Inbox lub korzystając z narzędzi do wysyłki cold mailingu z modułami do rozgrzewania skrzynek np. Woodpecker, Instantly, Lemlist.

Proces rozgrzewania skrzynki wygląda następująco:

• odpowiednio przygotowaną skrzynkę podłącza się do wybranego narzędzia (każde z nich ma dobrze przygotowany proces onboardingowy),
• rozgrzewanie skrzynki powinno odbywać się stopniowo w okresie minimum 2-3 tygodni. Przykładowe 2 sposoby rozgrzewania skrzynki:
  
  • Sposób I - tylko rozgrzewanie - 3-4 tygodnie,
    
    • rozpoczęcie wysyłki od 5 wiadomości dziennie,
    • dodawanie do sekwencji kolejnych 5 wiadomości dziennie, czyli w drugim dniu już zostanie wysłane 10 wiadomości, trzeciego 15 itd.,
    • dojście do limitu 50 wiadomości dziennie w 10. dniu rozgrzewania,
    • utrzymanie tego poziomu wysyłki przez kolejne 5-10 dni przed kampanią.
  • Sposób II - rozgrzewanie i wcześniejsze rozpoczęcie kampanii - 2-3 tygodnie
    
    • rozpoczęcie wysyłki od 10 wiadomości dziennie,
    • dodawanie do sekwencji kolejnych 7 wiadomości dziennie, czyli w drugim dniu już zostanie wysłane 17 wiadomości, trzeciego 24 itd.,
    • dojście do limitu 50 wiadomości dziennie w 6. dniu rozgrzewania,
    • utrzymanie tego poziomu wysyłki przez kolejne 5 dni,
    • redukcja ilości wysyłanych wiadomości w ramach rozgrzewania o połowę do maks 25 wiadomości i równoległe rozpoczęcie kampanii przy maksymalnej wysyłce 25 wiadomości dziennie do potencjalnych klientów.

{{cta}}

Co wpływa na dostarczalność cold maili?

• Odpowiednia konfiguracja rekordów DNS - SPF, DKIM, DMARC, więcej informacji poniżej.
• Reputacja domeny i IP – nie wysyłaj z tej samej domeny, z której prowadzisz oficjalną komunikację firmową. Załóż subdomenę np.:
  
  • Twoja głowna domena to: domena.com
  • Zastępcza domena to: domena.net
• Treść wiadomości – naturalna, konkretna, unika słów oznaczonych przez Google jako SPAM: darmowy, promocja, pilne, gwarantowany zysk itp. Narzędzie do cold mailingu Woodpecker posiada moduł sprawdzania treści wiadomości pod kątem słownictwa,
• Zmienność – nie wysyłaj setek identycznych maili. Zmieniaj imię odbiorcy, nazwę firmy, CTA, temat, pozdrowienie,
• Personalizacja – wzmianka o firmie odbiorcy, odwołanie do ich oferty, realnych działań w sieci.
• Długość wiadomości – 50–125 słów to złoty standard. Im krócej, tym lepiej – ale bez utraty sensu.
• Czcionki i formatowanie – czarny tekst na białym tle, jedna czcionka, bez podkreśleń i kolorowych buttonów.
• Stopka z danymi – imię, nazwisko, firma, link do strony – to wszystko buduje zaufanie.

WSKAZÓWKA: Sprawdzaj swój mail w narzędziach do testowania spamu jak MailTester, które sprawdzi reputację Twojej skrzynki czy Warmup Inbox, które sprawdzi jak Twoje wiadomości pozycjonują się w skrzynkach adresatów.

Zadbaj o konfigurację DNS: SPF, DKIM, DMARC

Co robią? To one mówią serwerom: „Hej, ten mail jest legit”.

• Rekord SPF mówi, że serwer o określonym IP może wykorzystywać naszą domenę na cele wysyłkowe. Jeśli tego rekordu nie ma, dany serwer mógłby wykorzystywać naszą domenę bez naszej wiedzy i zgody, co powodowałoby oznaczanie naszej komunikacji jako SPAM z nieautoryzowanego źródła.
• Rekord DKIM jest “kluczem” do wysyłanych wiadomości. W każdej wysyłanej wiadomości są zaszyfrowane informacje, które mogą zostać rozszyfrowane tylko przez informacje zawarte w rekordzie DKIM. Jeśli klucz pasuje do danych informacji oznacza to, że nadawca jest właścicielem domeny, z której prowadzona jest wysyłka.
• Rekord DMARC jest dodatkowym krokiem uwierzytelnienia wysyłanych wiadomości i instrukcją, która informuje co robić, kiedy konkretne zdarzenie podczas wysyłki ma miejsce. Jeśli wiadomość przeszła weryfikację i dotarła do skrzynki odbiorcy, tutaj kończy się praca protokołu, natomiast, jeśli wiadomość nie przeszła weryfikacji mail może zostać zablokowany, wiadomość może trafić do spamu, wiadomość może trafić do skrzynki nadawczej. Przy takich zdarzeniach właściciel skrzynki dostanie raport na temat zdarzenia wykorzystania jego domeny i będzie mógł reagować adekwatnie na przykład w momencie podszywania się kogoś pod jego adres mailowy.

WSKAZÓWA: Sprawdź swoje rekordy za darmo na MXToolbox.

Ogranicz bounce rate

Filtry e-mail nie lubią, kiedy wysyłasz maile do nieistniejących adresów. Wysyłaj mniej wiadomości, ale do zweryfikowanych adresów email. Lepiej 50 poprawnych niż 5000 przypadkowych, z których i tak nic nie wyniknie.

Co możesz zrobić?

• nigdy nie kupuj gotowych baz danych,
• regularnie usuwaj nieaktywne adresy,
• weryfikuj listy adresów mailowych przez Bouncer, NeverBounce, ZeroBounce itp.

Przygotowaliśmy osobny wpis o tym, jak wyszukiwać adresy mailowe oraz stworzyliśmy zestawienie najlepszych narzędzi do wyszukiwania adresów mailowych - na pewno okażą się przydatne w odpowiednim przygotowaniu baz danych kontaktowych oraz weryfikowaniu adresów mailowych.

Checklista: 10 zasad dobrej dostarczalności

Masz pytania? Chcesz porozmawiać o swojej kampanii?
Odezwij się, a pomogę Ci kampanię cold email tak, żeby Twoje maile docierały i konwertowały.